Ücretsiz Diş Hekimi Programı Var mı? Gerçek Maliyet

Kısa cevap evet: diş hekimi hasta takip programı ücretsiz olarak da bulunabiliyor. Tamamen ücretsiz programlar, ücretli yazılımların sınırlı ücretsiz sürümleri ve deneme süreleri var. Ama "ücretsiz" çoğu zaman yalnız lisans bedelinin sıfır olduğu anlamına gelir; veri taşıma, yedekleme, güvenlik önlemleri, destek ve kaybolan zaman gibi kalemler sizin tarafınızda kalır.

Bu yazıda ücretsiz yazılımları kötülemiyoruz; birçok muayenehane için makul bir başlangıç olabilirler. Oravity ücretli bir yazılım; tarafsız kalmak için rakam vermek yerine her maliyet kalemini kendi kliniğinizin verisiyle nasıl hesaplayacağınızı gösteriyoruz. Karar sizin rakamlarınızla verilmeli.

"Ücretsiz" ne demek? Dört yaygın model

• Tamamen ücretsiz programlar: Lisans bedeli yoktur. Bir kısmı bilgisayara kurulur ve veriyi yerelde tutar; bu durumda yedek ve güvenlik sizdedir. Programın nasıl sürdürüldüğünü ve ne sıklıkla güncellendiğini öğrenin.
• Freemium: Temel özellikler ücretsizdir; belirli bir hasta, kullanıcı ya da modül sınırı aşılınca ücretli pakete geçilir. Sınırın nerede olduğunu ve aşıldığında verinize ne olacağını sorun.
• Deneme sürümü: Ücretli bir yazılımın belirli bir süre ücretsiz kullanımıdır. Süre bitince ya abone olursunuz ya da verinizi dışarı almanız gerekir; dışa aktarma imkânını baştan kontrol edin.
• Açık kaynak: Kaynak kodu serbestçe kullanılabilen yazılımlardır. Lisans bedeli olmasa da kurulum, barındırma, güncelleme ve güvenlik için teknik bilgi ya da ücretli destek gerekir.

Hangi model olursa olsun, sağlayıcının gelir modeli sizin için net değilse kullanım koşullarında verilerinizin nasıl kullanılabileceğini okuyun. Hasta kayıtlarındaki sağlık bilgileri, KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir.

Ücretsiz program kimin için yeterli olabilir?

Yeni açılan, tek hekimli, hasta sayısı henüz az olan ve e-Reçete, e-Nabız ya da e-belge işlerini ayrı ekranlardan yürütmeyi kabul eden bir muayenehane için ücretsiz bir program makul bir başlangıç olabilir. Bu durumda üç şeyi baştan kurun: düzenli ve şifreli yedek, kullanıcıya özel şifreler ve ileride verinizi dışarı alabileceğiniz bir biçim.

Hekim sayısı arttıkça, ikinci koltuk ya da şube eklendikçe hesap değişir. O noktada aşağıdaki maliyet hesabını yeniden yapın.

Excel veya kağıtla hasta takibi neden yetersiz kalır?

Excel ve kağıt birçok klinikte başlangıç noktasıdır; sorun, büyüdükçe birbirinden kopuk kalmalarıdır. Randevu defteri, Excel'deki hasta listesi ve ödeme kayıtları birbirini görmediği için aynı bilgi birkaç kez yazılır, hatırlatmalar elle yapılır ve bir dosyayı kimin ne zaman değiştirdiği izlenemez. Bu parçaların tek bir sistemde nasıl birleştiğini diş kliniği yönetim yazılımı rehberimizde anlattık.

Hasta takip formunda bulunması gereken alanlar

İster kağıtta, ister Excel'de, ister bir programda tutun, bir diş kliniğinin hasta takip formu aşağı yukarı şu bölümlerden oluşur:

Bölüm	Örnek alanlar
Kimlik ve iletişim	Ad soyad, T.C. kimlik ya da pasaport numarası, doğum tarihi, telefon, e-posta, adres
Anamnez	Sistemik hastalıklar, kullanılan ilaçlar, alerjiler, gebelik durumu, geçirilmiş operasyonlar
Muayene ve bulgular	Şikâyet, diş şeması üzerindeki bulgular, röntgen notları
Tedavi planı	Diş numarası, işlem, seans sayısı, fiyat, hastanın onayı
Yapılan işlemler	Tarih, hekim, kullanılan malzeme, notlar
Randevu ve iletişim	Randevu geçmişi, gelinmeyen randevular, iletişim izinleri
Ödeme	Tutar, taksitler, kalan bakiye
Onam ve aydınlatma	Tedaviye özel onam formları, KVKK aydınlatma kaydı

Bu alanların çoğu sağlık verisidir. Formu kağıtta ya da Excel'de tutmanız bu gerçeği değiştirmez.

Excel dosyasında sağlık verisi: KVKK açısından ne gerekir?

Excel kullanmak kendi başına yasak değildir; belirleyici olan dosyanın nasıl korunduğudur. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, özel nitelikli kişisel veri işleyenlerden yeterli önlemleri almasını bekler. Bunların bir kısmını tek bir Excel dosyasında sağlamak zordur:

• verilerin kriptografik yöntemlerle, yani şifreli saklanması ve anahtarın ayrı bir yerde tutulması,
• erişim yetkilerinin kişi bazında tanımlanması ve veri üzerindeki işlemlerin loglanması,
• dosya e-postayla gönderilecekse şifreli kurumsal e-posta ya da KEP kullanılması,
• USB bellekle taşınacaksa belleğin şifrelenmesi ve şifreleme anahtarının farklı bir ortamda tutulması.

Bu önlemleri dosya dosya kurmak mümkün ama sürdürmesi zahmetlidir. Konunun klinik tarafını KVKK uyumu ve hasta verisi güvenliği yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Ücretsiz programın gizli maliyetleri

Aşağıdaki kalemler ücretli yazılımlarda da vardır; fark, kimin üstlendiğidir. Ücretsiz bir programda bu kalemlerin büyük kısmını genellikle klinik üstlenir.

e-Reçete, e-Nabız ve e-belge işleri ayrı ekranda kalırsa

Program Sağlık Bakanlığı'nın Reçetem sistemiyle, USS/e-Nabız veri gönderimiyle ya da bir e-fatura entegratörüyle konuşmuyorsa aynı hasta bilgisi ikinci ve üçüncü bir ekrana yeniden girilir. Tek seferde kısa bir iş gibi görünür; ama her gün tekrarlanır ve her tekrarda hata payı taşır. Bu süreyi aşağıdaki tabloda saatlik maliyetle çarpın.

Yedekleme, veri kaybı ve veri taşınabilirliği

Veri bilgisayarınızda duruyorsa yedeği almak, başka bir yerde saklamak ve geri yüklemeyi denemek sizin işinizdir; disk arızası, hırsızlık ya da fidye yazılımı tek kopyayı götürebilir. Karşılaştırma için bir ölçü: Sağlık Bilgi Yönetim Sistemleri Hakkında Yönetmelik, Bakanlığa kayıtlı sağlayıcılardan yedekleri düzenli almalarını, en az altı ayda bir geri dönüş testi yapmalarını ve hizmet sonunda yedekleri eksiksiz teslim etmelerini ister.

Aynı soru çıkışta da geçerlidir: Bir gün programı değiştirmek isterseniz verinizi hangi biçimde alabileceğinizi bugünden öğrenin. Yerel ve bulut kurulumun bu açıdan farkını bulut mu, yerinde kurulum mu yazımızda karşılaştırdık.

Destek, eğitim ve güncellemeler

Destek kapsamını mutlaka sorun: Yalnız yardım dokümanı mı var, telefonla ulaşabileceğiniz biri mi, yoksa destek ayrıca mı ücretlendiriliyor? Mevzuat değiştiğinde güncellemenin ne zaman geleceği de önemlidir. Yeni personelin programı öğrenmesi ve sorun anında çözümü beklemek de bir maliyettir; bunu ödeyen, sizin ve ekibinizin zamanıdır.

Toplam sahip olma maliyeti: kendi hesabınızı yapın

Aşağıdaki tablo bilerek rakam içermiyor; her satırı kendi verinizle doldurun. Saatlik personel maliyetini (aylık maaş ve yan hakların aylık çalışma saatine bölümü) bir kez hesaplayıp tüm satırlarda kullanın ve karşılaştırmayı en az bir yıllık dönem için yapın.

Kalem	Nasıl hesaplanır?	Not
Lisans veya abonelik	Aylık ücret × 12 + ek modüller, SMS ve kullanıma bağlı paketler	Ücretsiz programda sınır aşılana kadar sıfır
Donanım ve yedekleme	Bilgisayar ya da sunucu, yedek disk ve yedekleme hizmeti bedeli ÷ kullanım yılı	Yerel kurulumda sizde
Veri aktarımı	Kayıt sayısı × kayıt başına dakika × saatlik maliyet ÷ 60	Elle girişte en büyük kalem olabilir
Eğitim ve alışma	Kişi sayısı × eğitim saati × saatlik maliyet	Her yeni personelde tekrarlanır
Çift veri girişi	Günlük tekrar süresi (dakika) × yıllık iş günü × saatlik maliyet ÷ 60	Entegrasyon yoksa ortaya çıkar
Destek ve arıza	Yıllık sorun sayısı × çözüm süresi × saatlik maliyet + dış servis ücreti	Destek kapsamına bağlı
Güvenlik ve KVKK önlemleri	Şifreleme, yedek ve erişim kontrolü için yazılım veya hizmet bedeli + kurulum ve kontrol zamanı	Yerel veride sizde
Takip eksikliğinden kaçan gelir	Hatırlatma ve takiple geri kazanılabileceğini düşündüğünüz randevu sayısı × ortalama seans geliri	Kendi kayıtlarınıza göre ihtiyatlı tahmin edin
Çıkış	Dışa aktarma, dönüştürme ve yeniden giriş zamanı × saatlik maliyet	Programı değiştirdiğiniz gün ödenir

Ücretsiz bir programı seçmeden önce 6 soru

1. Veri nerede duruyor, yedeği kim alıyor ve geri yükleme en son ne zaman denendi?
2. Verimi hangi biçimde (Excel, CSV, veritabanı yedeği) dışarı alabilirim?
3. Her kullanıcının kendi girişi ve kendi yetkisi var mı; kimin neyi değiştirdiği kayda geçiyor mu?
4. e-Reçete, e-Nabız ve e-belge işleri programın içinden mi yürüyor, yoksa ayrı ekranlarda mı?
5. Sorun çıktığında kime, hangi kanaldan ulaşacağım; güncellemeler ne sıklıkta geliyor?
6. Firma, Bakanlığın Kayıt Tescil Sistemi'nde kayıtlı mı?

Ücretli yazılımda fiyatı ne belirler?

Ücretli yazılımlarda fiyatı çoğunlukla dört şey belirler: hekim ya da kullanıcı sayısı, seçtiğiniz modüller, şube sayısı ve SMS, depolama, e-belge gönderimi gibi kullanıma bağlı kalemler. Kurulumun, veri aktarımının ve eğitimin fiyata dahil olup olmadığı da toplamı değiştirir; teklifleri bu kalemleri yan yana koyarak karşılaştırın.

Ücretli bir yazılıma geçmeyi düşünmek için belirli bir eşik yok, ama bazı işaretler hesabı yeniden yapmanın zamanının geldiğini gösterir: çift veri girişi her gün birden fazla kişinin zamanını alıyorsa, yedek ve güvenlik işini kimse üstlenmiyorsa ya da hasta ve kullanıcı sayınız ücretsiz sürümün sınırına yaklaşıyorsa.

Oravity'nin paketlerini ve ek modül fiyatlarını Oravity paket fiyatları sayfasında görebilirsiniz. Oravity modüler bir yapıdadır; yalnız ihtiyaç duyduğunuz ek modüllere abone olursunuz.

Sık sorulan sorular

Diş hekimi hasta takip programı ücretsiz mi?

Ücretsiz seçenekler var: tamamen ücretsiz programlar, ücretli yazılımların sınırlı ücretsiz sürümleri ve deneme süreleri. Lisansın ücretsiz olması toplam maliyetin sıfır olduğu anlamına gelmez; yedekleme, güvenlik önlemleri, destek ve eksik entegrasyonların yarattığı ek iş sizde kalır.

Ücretsiz hasta kayıt programı nedir?

Lisans bedeli ödemeden hasta kimlik, iletişim ve tedavi kayıtlarını tutabildiğiniz programdır. Kapsamı üründen ürüne çok değişir; seçerken özellik listesinin yanında verinin nerede durduğuna, yedeklemeye, dışa aktarmaya ve desteğe de bakın.

Hasta takip programları nelerdir?

Başlıca türler kurulumlu (masaüstü) programlar, bulut tabanlı klinik yazılımları, genel muayenehane yazılımları, ücretsiz veya freemium programlar ve randevu odaklı uygulamalardır. Diş kliniklerinde hasta takibi çoğunlukla diş şeması ve tedavi planı içeren klinik yönetim yazılımlarının bir parçasıdır.

Excel ile hasta takibi KVKK'ya uygun mu?

Excel kendi başına yasak değildir, ama sağlık verisi özel nitelikli kişisel veri olduğu için Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği yeterli önlemleri almanız gerekir: şifreleme, kişi bazında yetki, işlem kayıtları ve güvenli aktarım gibi. Bu önlemleri tek bir dosyada kurmak ve sürdürmek zordur.

Ücretsiz programdan ücretli yazılıma geçerken veriler aktarılabilir mi?

Eski program verileri Excel, CSV ya da veritabanı yedeği olarak dışa aktarabiliyorsa evet. Hasta kartları, tedavi geçmişi, bakiyeler, randevular ve görüntülerden hangilerinin taşınacağını, aktarımı kimin yapacağını ve ücretini geçişten önce yazılı olarak netleştirin.

Hesabınızı yaptıktan sonra karşılaştırmayı somutlaştırmanın en iyi yolu, aynı iş akışını gerçek bir sistemde denemektir. e-Reçete ve e-Nabız entegrasyonu dahil Oravity'nin gündelik akışta nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.